Política de Privacidade

OBJETIVO E ESCOPO

O objetivo desta Política de Privacidade para Colaboradores (“Política”) é informar sobre os
procedimentos e atividades da CEQUIP IMPORTAÇÃO E COMÉRCIO LTDA (“Cequip”), que envolvem o tratamento de seus dados pessoais, no âmbito da relação de trabalho.

A Cequip elaborou esta Política considerando todos os direitos e deveres dos Colaboradores, enquanto titulares de dados pessoais, estabelecidos na legislação aplicável vigente – especialmente, na Lei 13.709/2018 (mais conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados ou, simplesmente, “LGPD”).

Esta Política se aplica não apenas aos Colaboradores da CEQUIP, mas, também, a todos os colaboradores de empresas afiliadas e/ou geridas pela CEQUIP.

DEFINIÇÕES

No decorrer desta Política, as expressões abaixo devem ser interpretadas da seguinte forma:

i. Base de Dados: conjunto de dados pessoais, estabelecido em um ou em vários locais, em suporte eletrônico ou físico;

ii. Colaboradores: são todas aquelas pessoas que possuem vínculo trabalhista junto a CEQUIP e/ou exercem atividade profissional para a CEQUIP, compreendendo empregados, aprendizes, estagiários, autônomos, diretores;

iii. Controlador: pessoa natural ou jurídica a quem compete as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais;

iv. Dado pessoal: informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável;

v. Dado pessoal sensível: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, saúde, vida sexual, genética ou biometria, quando vinculado a pessoa natural;

vi. Encarregado: colaborador indicado pela CEQUIP que atua como canal de comunicação entre o Controlador e os titulares;

vii. Incidente com Dados Pessoais: é qualquer evento adverso relacionado à segurança de Dados Pessoais tratados pela CEQUIP;

viii.Terceiros: pessoa natural ou jurídica que não possua uma relação comercial direta com a CEQUIP;

ix. Titular: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento;

x. Tratamento de Dados Pessoais: toda e qualquer operação realizada com dados pessoais, incluindo, mas não se limitando, a: coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, tratamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, controle, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.

CONTROLADOR E FINALIDADE DO TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

No âmbito da relação de trabalho, a CEQUIP deve ser considerada Controladora de dados pessoais, uma vez que ela dispõe da prerrogativa de tomar decisões em relação a tais dados.

Já em relação às finalidades do tratamento dos dados pessoais dos Colaboradores pela CEQUIP, estas deverão estar sempre associadas à viabilização e ao gerenciamento das relações de trabalho. Segue, abaixo, alguns exemplos de finalidades legítimas por meio das quais a CEQUIP tratará dados de Colaboradores:

a) Para registro de admissão, desligamento, movimentações salariais, mudanças de função, afastamentos, dentre outros, bem como o envio destas informações aos órgãos competentes;

b) Para geração de arquivos e documentos a fim de atender a obrigações legais tais como: ficha de registro, aviso e recibo de férias, DIRF e informe de rendimentos, Asos, Fichas e Prontuários Médicos, dentre outros;

c) Para cálculos, pagamentos, descontos, reembolsos de valores, apurações de encargos, tais como salário, horas extras, atrasos, faltas, bônus, incentivos, recompensas, outros emolumentos, doações, benefícios, despesas de viagem, imposto de renda, FGTS dentre outros;

d) Para o cumprimento de obrigações e deveres impostos por leis, regulamentos, políticas ou acordos coletivos relacionados, direta ou indiretamente, às relações trabalhistas;

e) Para o cumprimento de auditorias (internas ou externas) relativas à administração, finanças, regras de segurança, às regras de privacidade da CEQUIP, dentre outros;

f) Para apoiar as ações judiciais em tribunais, incluindo os tribunais administrativos, arbitrais e procedimentos de conciliação, bem como em acordos coletivos de trabalho;

g) Para responder às solicitações de fiscalizações de órgãos competentes ou atendimento de obrigações previstas em Convenções ou Acordos Coletivos de Trabalho;

h) Para o planejamento econômico, orçamento, atividades de relatório, controle de despesas gerais e gestão;

i) Para a gestão de programas de benefícios mandatórios por lei, incluindo, mas não se limitando a seguridade social e previdência social;

j) Para a gestão de quaisquer programas de benefícios oferecidos pela CEQUIP, incluindo, mas não se limitando a Assistência Médica e Odontológica, cartão alimentação e refeição, vale transporte, seguro de vida em grupo dentre outros;

k) Para a gestão e controle de jornada de trabalho, assim como apuração de horas extras, ausências, DSR, o monitoramento de períodos de folga, incluindo, mas não se limitando a licenças, férias, feriados nacionais, bancários e religiosos, doenças, luto, consultas e/ou tratamentos médicos, intimação para participação em júri, dentre outros;

l) Para apuração de quadro para cumprimento de cotas, CIPA e Brigada de Incêndio;

m) Para processos seletivos de recrutamento interno;

n) Para o monitoramento do cumprimento das políticas internas da CEQUIP;

o) Para a manutenção e monitoramento de uso de redes internas e sistemas de TI.

p) Para defesa em processos judiciais, administrativos e arbitrais;

q) Monitoramento do uso de recursos internos e sistemas de TI;

r) Para o atendimento de solicitação de clientes da CEQUIP, ou de seus subcontratados, quando necessário para a prestação de serviços;

s) Para o atendimento de solicitação da fabricante MAN e associações, quando necessário para a prestação de serviços;

t) Para fins de inserção e divulgação de novas contratações, promoções, aniversariantes do mês, período de férias;

u) Necessidades futuras, desde que amparadas pelos princípios previstos na LGPD e atendendo aos direitos dos titulares dos dados;

BASE LEGAL PARA O TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

A LGPD estabelece algumas “bases legais” para o tratamento de dados (artigos 7º e 11). Tais bases legais nada mais são do que hipóteses e situações nas quais a CEQUIP poderá realizar o tratamento de dados pessoais de forma legítima.

No presente caso, a base legal aplicável ao tratamento de dados pessoais de Colaboradores é principalmente a execução de contrato de trabalho, celebrado entre Colaborador e CEQUIP.

No entanto, em algumas situações específicas, a CEQUIP poderá tratar os dados pessoais dos Colaboradores, valendo-se de outras bases legais. Veja-se alguns exemplos: (i) o tratamento de dados pessoais de crianças e adolescentes sempre terá, como base legal, o consentimento expresso por parte dos pais ou responsável legal; (ii) a investigação de infrações penais poderá ocorrer valendo-se da base legal do legítimo interesse; (iii) o compartilhamento de dados pessoais com a Administração Pública, quando solicitado e exigido será realizado pela CEQUIP observando-se a base do cumprimento de obrigação legal; (iv) proteção da vida ou incolumidade física poderá ocorrer quando relacionado a questões graves e somente será aplicado em situações concretas.

DADOS PESSOAIS SUJEITOS AO TRATAMENTO

Os dados pessoais dos Colaboradores, tratados pela CEQUIP, são os abaixo dispostos:

• Dados pessoais: nome, endereço ou outras informações de identificação sobre você e seus familiares ou dados relativos a emprego, previdência social, currículo (profissional e acadêmico), dados de conta bancária;

• Dados pessoais sensíveis: estado de saúde (documentos, dados ou relatórios relativos a doença, exames ocupacionais, atestados médicos, licença maternidade, incapacidade para o trabalho ou incapacidade para realizar tarefas específicas), dado sobre origem racial ou étnica, dados relativos à vida sexual, filiação a sindicato ou biométrico.

• Dados de criança: para realizar o tratamento de dados de crianças, nas contratações como aprendiz ou como dependentes apontados pelo colaborador, para fins de oferecimento de benefícios e cumprimento de obrigação legal.

TITULARES DE DADOS PESSOAIS

No âmbito da relação de trabalho, a CEQUIP tratará os dados pessoais dos seguintes titulares:

• Colaboradores Ativos: Todos os Colaboradores atuais, em atividade normal ou afastados, mesmo que em aposentadoria por invalidez, que têm um contrato de trabalho vigente com a CEQUIP, sendo estes por prazo determinado ou não

• Colaboradores Desligados: todos os colaboradores desligados terão seus dados pessoais armazenados, de acordo com as previsões legais, após a rescisão de seus contratos de trabalho com a CEQUIP. Esta retenção de dados poderá ocorrer por conta de exigência legal/regulatória ou para o exercício do direito de defesa da CEQUIP.

• Dependentes dos Colaboradores Ativos: Todos os dependentes dos Colaboradores atuais, em atividade normal ou afastados, apontados pelo Colaborador para fins de cálculo, por exemplo, de salário-família, auxílio-creche, pensão alimentícia, benefícios.

ARMAZENAMENTO E LIMITAÇÃO DE ACESSO

A CEQUIP armazenará os dados pessoais dos Colaboradores em seu Banco de Dados (i) pelo tempo em que o contrato de trabalho estiver vigente; (ii) pelo tempo exigido por lei; (iii) pelo tempo necessário a preservar o legítimo interesse da CEQUIP; e/ou (iv) pelo tempo necessário para resguardar o exercício regular de direitos da CEQUIP.

Já o acesso aos dados pessoais de Colaboradores será restrito tão somente àqueles que necessitam fazê-lo em virtude do desempenho de suas funções.

COMPARTILHAMENTO COM TERCEIROS

A CEQUIP poderá compartilhar dados pessoais de Colaboradores com parceiros comerciais e terceiros, para fins relacionados aos direitos do Colaborador ou ao legítimo interesse da CEQUIP.

De todo modo, em qualquer situação na qual os dados pessoais de Colaboradores forem compartilhados com terceiros, a CEQUIP se encarregará de exigir o cumprimento de regras de privacidade compatíveis com aquelas praticadas pela CEQUIP.

Encontram-se, abaixo, alguns dos terceiros com os quais poderemos compartilhar seus dados pessoais:

• Bancos ou outras instituições de crédito indicados pelos Colaboradores para o pagamento de vencimentos, e as instituições que são utilizadas por CEQUIP para prosseguir com os pagamentos;

• Fundos de pensões e institutos de assistência e segurança social para pagamento de indenizações financeiras por doença, maternidade, invalidez temporária com motivo de lesão e abono de família;

• Receita Federal, para atendimento às exigências do eSocial, previstos no MOS (Manual de Orientação do eSocial), assim como apurações de Imposto de Renda e DIRF – Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física;

• Caixa Econômica Federal, para apuração e pagamento de FGTS;

• Empresas de serviços (incluindo TI e segurança patrimonial) encarregadas da gestão de obrigações contratuais específicas relacionadas (salários, vale-refeição/alimentação, vale transporte, assistência médica, odontológica, seguro de vida em grupo, viagens etc.);

• Filiais e afiliadas da CEQUIP;

• Autoridades de Segurança Pública;

• Autoridades judiciais policiais ou administrativas, no Brasil ou no exterior, em cumprimento de ordem judicial ou obrigação legal ou regulatória.

• Representantes do governo ou órgão do Ministério Público do Trabalho no caso de fiscalizações;

• Sindicatos, para cumprimento de obrigações previstas em Convenções ou Acordos Coletivos;

• Clientes, parceiros de negócio, fornecedores e fabricante MAN, com o objetivo de viabilizar o cumprimento de obrigações contratuais assumidas pela CEQUIP.

• Para fornecedores de treinamentos, sejam eles previstos em legislação, ou para o desenvolvimento técnico e/ou comportamental;

• Para realizar processos seletivos internos, através de fornecedores, para avaliação de perfil, aplicação de testes, dentre outros necessários para a vaga em aberto;

A maior parte do tratamento de dados pessoais realizados por estes terceiros são fundamentais para viabilizar a relação de trabalho entre CEQUIP e Colaborador. Logo, apesar do Colaborador dispor do direito de recusar-se a ter seus dados pessoais transferidos a estes terceiros, tal recusa poderá, em alguns casos, resultar na incapacidade da CEQUIP executar e/ou manter a relação de trabalho com este Colaborador.

EXERCÍCIO DE DIREITOS

O Colaborador pode contatar o Encarregado da CEQUIP, por e-mail (vide endereço indicado) ao final deste documento) para exercer quaisquer de seus direitos garantidos pela legislação vigente, tais como: o acesso, a confirmação da existência de uma atividade de tratamento de dados pessoais, a correção, a retificação, a portabilidade, revogação do consentimento no caso de tratamento de dados de criança ou eliminação, bloqueio ou eliminação de quaisquer dados pessoais que o Colaborador tenha fornecido.

Correções, atualizações ou retificações devem ser enviadas diretamente à área de Serviços de RH–FOPAG, através dos canais disponíveis.

Caso o atendimento à solicitação não seja possível, por conta de determinação legal ou segredo de negócio, o Encarregado esclarecerá a situação ao Colaborador. Frise-se, ainda, que a solicitação de exclusão ou recusa de tratamento de alguns dados pessoais poderá culminar na inviabilidade da continuidade da relação de trabalho.

Recomenda-se a utilização de e-mail corporativo do colaborador para fins de comprovação da sua identidade, e assim, garantir a segurança e a privacidade de seus Dados Pessoais.

SEGURANÇA

A CEQUIP, para garantir a sua privacidade e a proteção dos seus Dados Pessoais, adota práticas de segurança e governança adequadas para seu mercado, incluindo o uso de sistemas de segurança da informação.

A CEQUIP possui ainda um programa de governança, regras de boas práticas, além de políticas e procedimentos internos.